ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Kdo je správcem osobních údajů

Správcem osobních údajů je Kateřina Jalčová, IČO: 75557771, se sídlem Kestřanská 268, 387 51 Štěkeň, podnikající pod označením Mana Polynesia (dále jen "CK" nebo "správce").

Kontaktní údaje správce: e-mail hello@manapolynesia.eu, tel. +420 602 353 577, web www.manapolynesia.eu.

CK nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů. Ve věcech zpracování osobních údajů lze CK kontaktovat na e-mailové adrese hello@manapolynesia.eu.

Tyto zásady vysvětlují, jak CK zpracovává osobní údaje v souvislosti s nabídkou, objednávkou a realizací zájezdů, komunikací se zákazníky, provozem webových stránek, vyřizováním dotazů a reklamací, marketingem a plněním právních povinností.

2. Na koho se zásady vztahují

zákazníky, kteří poptávají, rezervují nebo objednávají zájezd či jinou službu CK;
cestující osoby, v jejichž prospěch zákazník uzavírá smlouvu o zájezdu;
osoby, které komunikují s CK e-mailem, telefonicky, přes webový formulář, sociální sítě, WhatsApp nebo jiný komunikační kanál;
uživatele webových stránek CK;
osoby, které udělí souhlas se zasíláním obchodních sdělení, s použitím fotografií nebo videozáznamů, případně jiný samostatný souhlas.

3. Jaké osobní údaje CK zpracovává

CK zpracovává pouze osobní údaje v rozsahu nezbytném pro níže uvedené účely. Podle povahy konkrétní služby může jít zejména o tyto kategorie údajů:

identifikační údaje: jméno, příjmení, datum narození, státní příslušnost, odpovědnost za nezletilou osobu nebo oprávnění jednat za další cestující osoby;
kontaktní údaje: adresa, e-mail, telefonní číslo, případně komunikační identifikátor používaný zákazníkem;
údaje o cestovních dokladech: číslo, platnost, stát vydání, případně kopie cestovního dokladu, pokud je nezbytná pro rezervaci, vstupní formality, vízum, místní lety, ubytování nebo další sjednanou službu;
údaje o zájezdu a objednávce: identifikace zájezdu, termín, rozsah služeb, preference, zvláštní požadavky, údaje o platbách, fakturační údaje, bankovní spojení a komunikace se zákazníkem;
údaje nezbytné pro zajištění konkrétních služeb v destinaci: údaje požadované ubytovatelem, dopravcem, místním průvodcem, provozovatelem výletu, půjčovnou vozidel, pojišťovnou, vízovým nebo jiným příslušným orgánem;
údaje o zdravotním stavu, alergiích, užívaných lécích, pohybových omezeních, stravovacích omezeních nebo jiných zvláštních potřebách, pokud je zákazník dobrovolně poskytne a jsou nezbytné pro posouzení vhodnosti zájezdu, bezpečný průběh zájezdu nebo zajištění zvláštního požadavku;
údaje o reklamaci, vadách zájezdu, škodních událostech, pojistných událostech a související dokumentaci;
fotografie a videozáznamy, pokud k tomu cestující udělí samostatný souhlas nebo pokud jsou pořizovány a používány na jiném právním základě přípustném podle právních předpisů;
technické údaje při používání webu: IP adresa, informace o zařízení, prohlížeči, návštěvě webu, cookies, analytické a marketingové identifikátory, pokud je CK používá a pokud je jejich použití podle právních předpisů možné.

4. Účely a právní základy zpracování

CK zpracovává osobní údaje pro níže uvedené účely a na níže uvedených právních základech. Pokud se pro konkrétní účel uplatní více právních základů, CK použije vždy právní základ odpovídající konkrétní situaci.

Účel zpracování

Příklady zpracování

Kategorie údajů

Právní základ

Příprava nabídky a komunikace před uzavřením smlouvy

vyřízení poptávky, konzultace, zaslání nabídky a návrhu smlouvy

identifikační a kontaktní údaje, požadavky na cestu, komunikace

čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, případně čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

Uzavření a plnění smlouvy o zájezdu

rezervace a zajištění ubytování, místních letů, trajektů, transferů, výletů, aktivit, průvodcovských a asistenčních služeb

identifikační, kontaktní, cestovní, platební údaje, údaje o zájezdu a nezbytné údaje pro dodavatele

čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR

Předání údajů místním partnerům a dodavatelům

předání údajů místnímu partnerovi, ubytovatelům, dopravcům, provozovatelům výletů a dalším dodavatelům

údaje nezbytné pro konkrétní službu

čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, případně čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

Vstupní, tranzitní, vízové a jiné formality

ověření požadavků, podání žádosti, komunikace s úřady nebo vízovým centrem, pokud je taková služba sjednána

identifikační údaje, cestovní doklad, státní příslušnost, případně další údaje vyžadované příslušným orgánem

čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR; u zvláštních kategorií čl. 9 GDPR; u trestněprávních údajů čl. 10 GDPR

Zdravotní, pohybová a zvláštní omezení

posouzení vhodnosti zájezdu, předání požadavku hotelu, dopravci nebo poskytovateli aktivity, zajištění bezpečného průběhu zájezdu

zvláštní kategorie údajů, zejména zdravotní údaje, alergie, pohybová omezení, dietní požadavky

čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, případně ochrana životně důležitých zájmů nebo právní nároky dle GDPR

Účetnictví, daně a právní povinnosti

vystavení daňových dokladů, účetní evidence, archivace, povinnosti vůči orgánům veřejné moci

identifikační, kontaktní, platební a účetní údaje, smluvní dokumentace

čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Ochrana práv a právních nároků CK

vyřizování reklamací, sporů, náhrady škody, dokazování uzavření a plnění smlouvy

smluvní dokumentace, komunikace, údaje o platbách, reklamaci, škodní události a podklady

čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR

Přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům

zasílání informací o obdobných službách, novinkách a nabídkách CK, pokud jsou splněny zákonné podmínky

jméno, příjmení, e-mail, případně telefon a údaje o zakoupených službách

oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR a zákon č. 480/2004 Sb.; zákazník může kdykoli vznést námitku

Newsletter a jiné marketingové souhlasy

zasílání newsletteru nebo marketingových sdělení, pokud nejde o režim stávajícího zákazníka

e-mail, případně jméno, telefon a preference

souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

Fotografie a videozáznamy pro propagaci

zveřejnění fotografií nebo videí na webu, sociálních sítích nebo v marketingových materiálech CK

podoba, obrazový a audiovizuální záznam

souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

Provoz webových stránek a cookies

technické zajištění webu, bezpečnost, analytika a marketingové nástroje, pokud jsou používány

technické údaje, cookies, IP adresa, informace o zařízení a návštěvě webu

oprávněný zájem u nezbytných cookies; souhlas u analytických a marketingových cookies, pokud je vyžadován

5. Poskytnutí údajů a důsledky jejich neposkytnutí

Poskytnutí osobních údajů nezbytných pro uzavření a plnění smlouvy o zájezdu je smluvním požadavkem a předpokladem pro uzavření a plnění smlouvy. Bez poskytnutí nezbytných identifikačních, kontaktních, platebních údajů a údajů potřebných pro zajištění konkrétních služeb nemusí být možné smlouvu uzavřít nebo zájezd či jeho část řádně zajistit.

Poskytnutí údajů o zdravotním stavu, pohybových omezeních, alergiích, užívaných lécích nebo jiných zvláštních potřebách je dobrovolné. Pokud však zákazník tyto údaje neposkytne, nemusí být CK schopna posoudit vhodnost zájezdu nebo zajistit přizpůsobení služeb konkrétním potřebám zákazníka.

Poskytnutí údajů pro marketing založený na souhlasu, pro newsletter nebo pro použití fotografií a videozáznamů je dobrovolné. Neudělení nebo odvolání souhlasu nemá vliv na uzavření ani plnění smlouvy o zájezdu.

6. Osobní údaje dalších cestujících osob

Pokud zákazník uzavírá smlouvu ve prospěch dalších cestujících osob, získává CK osobní údaje těchto osob zpravidla od zákazníka jako objednavatele. Zákazník je povinen zajistit, aby další cestující osoby byly o předání a zpracování svých osobních údajů podle těchto zásad informovány, a aby CK byly předány pouze správné, úplné a aktuální údaje.

Pokud zákazník uděluje za jinou osobu souhlas se zpracováním osobních údajů, prohlašuje, že je k tomu oprávněn, a na žádost CK tuto skutečnost doloží.

7. Komu mohou být osobní údaje předávány

CK zpřístupňuje osobní údaje pouze osobám, které je potřebují pro výše uvedené účely, a pouze v nezbytném rozsahu. Příjemci osobních údajů mohou vystupovat jako zpracovatelé, samostatní správci, případně jako osoby oprávněné podle právních předpisů.

smluvní místní partner CK, pokud se podílí na přípravě, rezervaci nebo realizaci služeb ve Francouzské Polynésii;
ubytovací zařízení, hotely, resorty a další poskytovatelé ubytování;
místní a jiní dopravci, zejména poskytovatelé místních letů, trajektů, transferů a přepravních služeb;
místní licencovaní průvodci, provozovatelé výletů, aktivit, půjčovny vozidel, poskytovatelé asistence v destinaci a další dodavatelé služeb zahrnutých do zájezdu;
pojišťovny, pokud je sjednáno cestovní pojištění nebo pokud je třeba řešit pojistnou událost;
zastupitelské úřady, vízová centra, orgány veřejné moci, letiště, imigrační, celní nebo bezpečnostní orgány, pokud je to nezbytné pro vstupní, tranzitní nebo jiné formality;
externí účetní, daňoví poradci, advokáti, auditoři, poskytovatelé administrativních a právních služeb;
dodavatelé IT, e-mailových, webových, rezervačních, formulářových, hostingových, účetních, platebních, analytických, marketingových a komunikačních služeb;
poskytovatelé komunikačních nástrojů, například e-mailových služeb, formulářových služeb, WhatsApp nebo obdobných nástrojů, pokud jsou použity při komunikaci se zákazníkem;
orgány veřejné moci, soudy, správní orgány, orgány činné v trestním řízení nebo jiné oprávněné subjekty, pokud to vyžadují právní předpisy nebo ochrana práv CK.

CK osobní údaje neprodává a nepředává je třetím osobám pro jejich vlastní marketing bez samostatného souhlasu nebo jiného právního důvodu.

Části webu, například interaktivní itineráře a mapy ostrovů, jsou hostovány prostřednictvím služeb Netlify, Inc. (USA) a Tiiny Labs Limited (Tiiny Host, Spojené království). Při jejich načítání poskytovatelé zpracovávají technické údaje, zejména IP adresu návštěvníka, pro doručení obsahu a zajištění provozu a bezpečnosti služby.

Předávání osobních údajů do Spojeného království se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Netlify podle svých podmínek využívá pro předávání údajů do USA rámec EU–US Data Privacy Framework, případně standardní smluvní doložky EU, pokud se tento rámec neuplatní.

Další informace jsou dostupné v zásadách ochrany osobních údajů poskytovatelů:
https://www.netlify.com/privacy/
https://tiiny.host/privacypolicy.html

8. Předávání osobních údajů do Francouzské Polynésie (mimo EU/EHP)

Osobní údaje mohou být v souvislosti se zajištěním zájezdu nebo cestovní služby předávány také mimo Evropskou unii a Evropský hospodářský prostor, zejména místním partnerům, ubytovatelům, dopravcům, poskytovatelům výletů, místním průvodcům, asistenčním službám, vízovým centrům nebo orgánům v tranzitních nebo cílových destinacích.

Předání mimo EU/EHP probíhá zejména tehdy, pokud je nezbytné pro uzavření nebo plnění smlouvy o zájezdu, pro zajištění konkrétní služby, pro vstupní, tranzitní nebo vízové formality, pro ochranu životně důležitých zájmů zákazníka nebo jiné osoby, nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

CK spolupracuje při přípravě a realizaci zájezdů do Francouzské Polynésie se smluvním místním partnerem, případně s dalšími místními dodavateli. Za účelem zajištění konkrétního zájezdu může CK tomuto partnerovi předávat osobní údaje zákazníka a dalších cestujících osob v nezbytném rozsahu, typicky jméno a příjmení, kontaktní údaje, údaje o cestovním dokladu, státní příslušnost, požadavky na ubytování, dopravu, výlety, zvláštní požadavky a další údaje potřebné pro rezervaci nebo poskytnutí konkrétní služby.

Místní partner se podle smlouvy s CK zavazuje zpracovávat osobní údaje zákazníků pouze pro provozní účely související s poskytováním cestovních služeb a nakládat s nimi v souladu s použitelnými předpisy Francouzské Polynésie a zásadami GDPR. CK předává tomuto partnerovi pouze údaje nezbytné pro zajištění konkrétní služby.

V rozsahu, v jakém místní partner zpracovává osobní údaje výlučně podle pokynů CK, může vystupovat jako zpracovatel CK. V rozsahu, v jakém místní partner nebo konkrétní místní dodavatel určuje vlastní účely a prostředky zpracování, zejména pro splnění vlastních zákonných, provozních, daňových, bezpečnostních nebo rezervačních povinností, může vystupovat jako samostatný správce.

Je-li pro konkrétní předání možné použít vhodné záruky, například standardní smluvní doložky nebo jiné smluvní ujednání s příjemcem údajů, CK je použije. Pokud vhodné záruky nejsou pro konkrétní nezbytné předání dostupné a předání je nezbytné pro zajištění zákazníkem objednané služby, může CK využít výjimky pro specifické situace podle čl. 49 GDPR, zejména nezbytnost pro plnění smlouvy mezi zákazníkem a CK nebo pro provedení opatření přijatých na žádost zákazníka před uzavřením smlouvy, případně výslovný souhlas zákazníka, pokud je pro dané předání vhodný a vyžadovaný.

Zákazník bere na vědomí, že v některých destinacích mimo EU/EHP nemusí být úroveň právní ochrany osobních údajů totožná s úrovní ochrany v Evropské unii. CK proto předává pouze údaje nezbytné pro zajištění konkrétní služby a podle možností přijímá přiměřená smluvní a organizační opatření k ochraně osobních údajů.

9. Doba uchování osobních údajů

CK uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly shromážděny, a dále po dobu vyžadovanou právními předpisy nebo potřebnou pro ochranu práv CK.

Údaje z poptávky a přípravy nabídky, pokud nedojde k uzavření smlouvy, CK uchovává zpravidla po dobu nezbytnou k vyřízení poptávky a následné komunikaci, nejdéle však po dobu 12 měsíců, není-li dán jiný právní důvod.
Údaje související se smlouvou o zájezdu CK uchovává po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu potřebnou pro splnění právních povinností a ochranu právních nároků, zpravidla do uplynutí promlčecích a archivačních lhůt.
Účetní a daňové doklady CK uchovává po dobu stanovenou právními předpisy.
Údaje z reklamací, škodních událostí a sporů CK uchovává po dobu vyřizování věci a následně po dobu potřebnou pro ochranu právních nároků.
Údaje zpracovávané na základě souhlasu CK uchovává po dobu trvání souhlasu, nejdéle však po dobu uvedenou při udělení souhlasu, pokud neexistuje jiný právní důvod pro jejich další zpracování.
Údaje pro přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům CK zpracovává do vznesení námitky nebo do doby, kdy již netrvá oprávněný zájem CK na takovém zpracování.
Cookies a obdobné technické údaje se uchovávají podle typu cookies a nastavení uvedeného v cookie liště nebo v samostatných zásadách cookies.

10. Marketingová sdělení

CK může zákazníkům zasílat obchodní sdělení týkající se obdobných služeb CK, pokud jsou splněny podmínky právních předpisů. Zákazník může proti takovému zpracování kdykoli vznést námitku nebo se ze zasílání obchodních sdělení odhlásit způsobem uvedeným v každém obchodním sdělení, případně e-mailem na hello@manapolynesia.eu.

Pokud zákazník udělí samostatný souhlas k odběru newsletteru nebo jiných marketingových sdělení, CK zpracovává osobní údaje pro tento účel na základě souhlasu. Souhlas lze kdykoli odvolat; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před odvoláním souhlasu.

11. Fotografie a videozáznamy

CK může během zájezdu pořizovat fotografie a videozáznamy pouze v souladu s právními předpisy. Pro použití fotografií a videozáznamů, na nichž je cestující identifikovatelný, pro propagační účely CK, zejména na webových stránkách, sociálních sítích, v katalogu nebo jiných marketingových materiálech, si CK vyžádá samostatný souhlas.

Souhlas s použitím fotografií a videozáznamů je dobrovolný. Neudělení nebo odvolání souhlasu nemá vliv na uzavření ani plnění smlouvy o zájezdu. Souhlas lze kdykoli odvolat e-mailem na hello@manapolynesia.eu. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním; CK po odvolání souhlasu ukončí další používání záznamů v rozsahu, v jakém je to přiměřeně možné.

12. Zvláštní kategorie osobních údajů

Údaje o zdravotním stavu, alergiích, užívaných lécích, pohybových omezeních nebo jiných zvláštních potřebách zpracovává CK primárně na základě výslovného souhlasu zákazníka podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, pokud je jejich zpracování nezbytné pro posouzení vhodnosti zájezdu, zajištění zvláštních požadavků nebo bezpečný průběh zájezdu.

V nezbytných případech mohou být tyto údaje zpracovány také z důvodu ochrany životně důležitých zájmů zákazníka nebo jiné osoby, případně pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, pokud to GDPR připouští. CK tyto údaje předává třetím osobám pouze v nezbytném rozsahu, zejména poskytovateli služby, asistenční službě, zdravotnickému zařízení nebo jiné osobě, pokud je to nezbytné pro ochranu zákazníka nebo zajištění služby.

13. Automatizované rozhodování a profilování

CK neprovádí automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by mělo pro zákazníka právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo.

Pokud CK používá marketingové nebo analytické nástroje, mohou být údaje použity k základnímu vyhodnocení zájmu o nabídku a k přizpůsobení obchodních sdělení. Takové zpracování nezakládá rozhodnutí s právními účinky vůči zákazníkovi. Pokud by CK v budoucnu začala provádět profilování s významnými právními nebo obdobnými účinky, zákazníky o tom předem informuje.

14. Cookies a obdobné technologie

Webové stránky CK mohou používat cookies a obdobné technologie. Nezbytné cookies slouží k fungování webu a lze je používat bez souhlasu, pokud jsou skutečně nezbytné. Analytické, marketingové a jiné nepovinné cookies může CK používat pouze za podmínek stanovených právními předpisy, typicky na základě souhlasu uděleného prostřednictvím cookie lišty nebo nastavení cookies.

Konkrétní seznam používaných cookies, jejich účel, poskytovatel, doba uložení a možnost změny nastavení by měly být uvedeny v samostatné cookie liště nebo v samostatných zásadách cookies. Pokud CK používá nástroje třetích stran, například analytické nebo marketingové služby, mohou tito poskytovatelé zpracovávat údaje podle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů.

Uživatel může cookies odmítnout nebo upravit jejich nastavení prostřednictvím cookie lišty, nastavení webových stránek nebo nastavení internetového prohlížeče. Odmítnutí nezbytných cookies může omezit funkčnost webových stránek.

15. Bezpečnost osobních údajů

CK přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením, změnou nebo jiným neoprávněným zpracováním. Přístup k osobním údajům mají pouze osoby, které jej potřebují pro plnění svých úkolů nebo pro poskytnutí sjednaných služeb.

CK vyžaduje od svých zpracovatelů a smluvních partnerů odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, včetně závazku mlčenlivosti, bezpečnostních opatření a zpracování osobních údajů pouze pro sjednané účely a v nezbytném rozsahu.

16. Práva subjektů údajů

Za podmínek stanovených GDPR má subjekt údajů zejména tato práva:

právo na přístup k osobním údajům a na informace o jejich zpracování;
právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
právo na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky;
právo na omezení zpracování;
právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně námitky proti přímému marketingu;
právo na přenositelnost údajů, pokud je zpracování založeno na souhlasu nebo smlouvě a provádí se automatizovaně;
právo kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu; odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním;
právo podat stížnost u dozorového úřadu.

Subjekt údajů může svá práva uplatnit e-mailem na hello@manapolynesia.eu nebo písemně na adrese sídla CK. CK je oprávněna požádat o ověření totožnosti osoby uplatňující právo, pokud má důvodné pochybnosti o její totožnosti.

Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, web www.uoou.cz, e-mail posta@uoou.cz, datová schránka qkbaa2n.

17. Zdroje osobních údajů

CK získává osobní údaje zejména přímo od zákazníka, z komunikace se zákazníkem, z poptávkových, rezervačních nebo kontaktních formulářů, z uzavřené smlouvy, z platebních transakcí, z komunikace s dodavateli a z dokumentů předaných zákazníkem.

U dalších cestujících osob CK získává údaje zpravidla od zákazníka, který smlouvu uzavírá ve vlastní prospěch i ve prospěch těchto osob. V menším rozsahu může CK získat údaje také od dodavatelů služeb, pojišťovny, orgánů veřejné moci nebo jiných osob, pokud je to nezbytné pro plnění smlouvy, řešení reklamace, pojistné události, škody nebo jiné právní povinnosti.

18. Odkazy na jiné webové stránky a služby třetích stran

Webové stránky CK mohou obsahovat odkazy na webové stránky nebo služby třetích stran. CK neodpovídá za zpracování osobních údajů prováděné těmito třetími stranami, pokud sama neurčuje účely a prostředky takového zpracování. Doporučujeme seznámit se se zásadami ochrany osobních údajů příslušné třetí strany.

19. Změny těchto zásad

CK je oprávněna tyto zásady aktualizovat. Aktuální verze zásad bude vždy zveřejněna na webových stránkách CK. Je-li to vyžadováno právními předpisy nebo povahou změny, CK informuje zákazníky také jiným vhodným způsobem.

Tyto zásady jsou účinné ode dne 28.9.2026